LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Gestión Documental

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

 Cruz Mundet, 2007)La esencia de la gestión de documentos es el tratamiento archivístico de los documentos en las primeras etapas de su ciclo de vida, es decir, durante el tiempo en el que son realmente necesarios para la gestión administrativa de la organización, para apoyar la toma de decisiones y la obtención de pruebas (p. 49)

Procesos de un programa de gestión documental

Mejía (2005) define los  procesos archivísticos como una gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos de desarrollo al interior de cada entidad, tales Cruz Mundet, 2007)La esencia de la gestión de documentos es el tratamiento archivístico de los documentos en las primeras etapas de su ciclo de vida, es decir, durante el tiempo en el que son realmente necesarios para la gestión administrativa de la organización, para apoyar la toma de decisiones y la obtención de pruebas (p. 49)

Procesos de un programa de gestión documental

 Mejía (2005) define los  procesos archivísticos como una gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos de desarrollo al interior de cada entidad, tales como:

1.      Producción

2.      Recepción

3.      Distribución

4.      Trámite

5.      Organización

6.      Consulta

7.      Conservación

8.      Disposición final de los documentos 

2.      Recepción

3.      Distribución

4.      Trámite

5.      Organización

6.      Consulta

7.      Conservación

8.      Disposición final de los documentos 

• Producción Creación y diseño de documentos Medios y técnicas de producción y de impresión, (máquinas de escribir y procesadores de texto). Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinación de uso y finalidad de los documentos. Hábil en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.  Adecuado uso de la reprografía.
• Recepción Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicado).
• Distribución de documentos
• Distribución de documentos externos Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia, Clasificación de las comunicaciones, Organización de documentos en buzones o casilleros, enrutamiento de documentos a dependencia competente, reasignación de documentos mal direccionados, registro de control de entrega de documentos recibidos.
• Distribución de documentos internos Identificación de dependencias, enrutamiento de documentos a dependencia competente, registro de control de entrega de documentos internos.
• Distribución de documentos enviados Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Métodos de empaque y embalaje.  Peso y porteo de documentos, Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y planillas de entrega, control de devoluciones, organización mensajería externa, registro de control de envío de documentos.
• Trámite Recepción de solicitud o trámite Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite identificación del trámite determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Definición de los períodos de vigencia y tiempos de respuesta. Respuesta Análisis de antecedentes y compilación de información. Proyección y preparación de respuesta. Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto.
• Organización documental Identificación de unidades administrativas y funcionales. Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia. Conformación de series y subseries documentales. Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración y delos documentos de apoyo. Control en el tratamiento y organización de los documentos. Conformación y apertura de expedientes. Determinación de los sistemas de ordenación. Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos.  Foliación.
• Consulta: determinación de la necesidad y precisión de la consulta. Determinación de competencia de la consulta.- Condiciones de acceso. Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación. Reglamento de consulta Estrategia de búsqueda disponibilidad de expedientes, disponibilidad de fuentes de información,  establecimiento de herramientas de consulta. Ubicación de los documentos, Respuesta a consulta Atención y servicio al usuario Infraestructura de servicios de archivo, Sistemas de registro y control de préstamo, uso de testigos y formatos para el control de devolución, implantación de medios manuales o automáticos para la localización de información.
• Conservación del documento sensibilización y toma de conciencia prevención y atención de desastres, Inspección y mantenimiento de instalaciones, Monitoreo y control de condiciones ambientales, limpieza de áreas y documentos, control de plagas, apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia almacenamiento, re-almacenamiento empaste y encuadernación(Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento). Apoyo a la reproducción intervenciones de primeros auxilios para documentos establecimiento de medidas preventivas, implantación de Planes de contingencia aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.
• Disposición final conservación del documento recepción de transferencias secundarias Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios, conservación y preservación de los documentos eliminación aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD, valoración avalada por el Comité de Archivo Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación. Disposición final microfilmación  determinación de metodología y plan de trabajo a  fines en la utilización de la técnica control de calidad durante todo el proceso digitalización determinación de la metodología y plan de trabajo definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere control de calidad durante todo el proceso.