Es importante tener un sistema de gestión documental,
aunque a primera vista puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de
mayor importancia para su empresa. Casi todas las empresas tienen que trabajar
con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran
cantidad de documentos y
de información, es una
ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente
que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones
de recuperación eficientes.
La
gestión documental se ha vuelto casi indispensable en los bufetes de abogados
debido a la enorme cantidad de papel generado. Con el sistema de gestión de
documentos legales en su lugar, los abogados son capaces y obtienen una ventaja
competitiva al gestionar mejor sus casos. La automatización de documentos para
bufetes de abogados beneficia la administración eficiente de toda la
documentación en papel. El
sistema no sólo captura y almacena los documentos legales escaneados, sino
también los integra de una manera única de esta manera, se convierte en muy
fácil la tarea de obtener los documentos con solo unos clics.
Sin
embargo, la importancia y los beneficios
de la gestión documental no terminan aquí, sino que también nos
permite organizar y recuperar documentos a través de consultas personalizadas y
ofrece una manera eficiente de acceder a todos los documentos de la empresa con
facilidad. A
nivel de la integración de
la información, no solo se pueden obtener los documentos mediante un escáner,
el sistema también permite importar archivos PDF de Adobe, ficheros que le
lleguen por correo electrónico y hasta puede integrar los fax recibidos en el
sistema a nivel de distribución de
la información, permite la personalización de los datos y el envío de los
documentos por correo electrónico, fax, ftp, correo postal.
La importancia de un sistema de gestión
documental se basa entre otros en los siguientes puntos:
·
Se evita la pérdida de documentos,
ya que están todos seguros en un servidor documental central.
·
Se evita la pérdida de tiempo debido
a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes
lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la
persona que está buscando la información.
Ø Seguridad:
Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al
poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del
sistema de gestión documental.
Ø Control de
cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a
los documentos.
Ø Colaboración
entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma
documentación.
Ø Captura y
extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el
sistema de gestión documental como metadatos.
Ø Indexación
de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.
Ø Integración
de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de
la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax.
Ø Recuperación
de los documentos en formato electrónico y también la situación de archivado de
las copias físicas.
Ø Distribución
fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos permiten
enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web,
cualquier documento que tengamos integrado en el sistema.
Ø Posibilidad
de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como una factura),
por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar una
factura antes que esta pase a contabilizada.
Ø
Ahorro de costos en la empresa: se
ahorra tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en gran medida las
tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa, se ahorra
tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener
que utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el
estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata.
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